DIY : Mise en place d’un outil de veille collaboratif

Bien souvent l’on me pose la question de savoir s’il est possible de faire de la veille dans les PME. C’est une problématique récurrente pour les institutions, qui sont souvent en première ligne des programmes de “sensibilisation” des entreprises à l’intelligence économique.

Force est de constater que si ces dernières font bien leur œuvre pour la sensibilisation elles sont souvent dans l’incapacité de proposer des solutions concrètes aux PME.

Alors oui on leur propose bien des RSS, un agrégateur de flux, etc… Mais rares sont les solutions qui parviennent à couvrir de façon assez efficace les phases de collecte, de traitement et de diffusion et qui plus est de façon collaborative.
Or, Lozère Développement, qui a fait il y a quelques années l’acquisition de KB Crawl, a su l’utiliser de la façon la plus optimale possible et est parvenue à créer un vrai système de veille collaborative.

L’objectif de Lozère Développement était de disposer d’une plateforme de veille en coopération permettant d’identifier, de sélectionner et de diffuser auprès des entreprises une veille thématique. Si Lozère Développement assure la maîtrise technique de la solution, plusieurs partenaires institutionnels participent à la sélection et à la publication des contenus de veille les plus intéressants. L’information est ensuite diffusée sur un portail web sécurisé accessible aux entreprises lozériennes.
Afin de vous en expliquer le fonctionnement je vais vous en présenter toutes les briques techniques et l’organisation autour de cet outil.

1ère étape: la collecte.

Lozère Développement a identifié des filières importantes pour le département. Après des entretiens avec des entreprises locales et les partenaires institutionnels de chacune de ces filières, les sources d’informations essentielles et les axes de veille majeurs pour chacune des filières ont été identifiées. Deux groupes de veille ont été constitués, un sur la thématique agroalimentaire, un second sur l’éco-construction. Dans le cadre du programme de sensibilisation des entreprises à l’Intelligence Economique « Cybermassif 2010 », Lozère Développement a fait l’acquisition du logiciel KB Crawl version 3 et du module d’export des données KBC 2 XML qui permet de transformer les documents collectés par le système de veille et de les exporter au format RSS.

La veille a ainsi été paramétrée par des veilleurs, formés au logiciel, au sein de Lozère Développement, sur le logiciel KB Crawl.
Le flux RSS de veille brut ainsi généré est exporté sur un serveur Web afin d’être accessible à Google Reader.

2ème phase : le traitement

Il s’agit ici d’un traitement sous forme de filtre. Une fois les flux de veille bruts au format RSS mis en ligne sur une adresse sécurisée, ils sont ajoutés à Google Reader. La solution de veille s’appuie sur le système de veille individuelle de chaque veilleur. Les veilleurs disposent d’une expertise technique dans un domaine spécifique. Chaque veilleur réalise sa veille à partir des flux RSS générés par KB Crawl et peut décider de republier sur le portail de veille un contenu jugé intéressant directement à partir de son agrégateur RSS.

Variation : Cette phase de filtre peut aussi se faire via l’outil FeedDemon, solution client, qui se synchronise parfaitement avec Google Reader et offre une rapidité de traitement plus importante.

3ème phase : capitalisation

Une fois les documents collectés filtrés, ces derniers sont importés dans la solution de capitalisation, de publication et de partage. Lozère Développement a opté pour la solution Joomla qui est par ailleurs la solution Open Source sur laquelle s’appuyait la solution plateforme que proposait KB Crawl SAS à l’époque. Joomla est un CMS intéressant qui correspondait aux besoins de Lozère Développement : capaitalisation d’informations en rubriques et sous rubriques, gestion des droits utilisateurs en lecture, écriture, modifications.

Par ailleurs, Lozère Développement s’est appuyée sur un plugin Joomla qui permet de capitaliser en base de données un flux RSS : cela évite de les copier coller, et le plugin, simple d’installation, permet d’optimiser le traitement de la chaîne d’information.

Le plugin en question est : “Article Generator” (http://extensions.joomla.org/extensions/external-contents/automatic-articles/8956) qui est un plugin sous licence GPL mais payant. Ce dernier est hautement paramétrable et peut gérer plusieurs flux. Il gère également l’ajout de tags correspondant à chacun des documents collectés.

Une fois ces documents directement importés en base, ces derniers étant propres, plusieurs options sont possibles.
– Les veilleurs de la plateforme peuvent en retoucher certains au besoin, rédiger des commentaires.
– Les experts externes, faisant partie du projet de veille collaborative peuvent supprimer des documents, rajouter leurs commentaires métiers.

4ème phase : la diffusion

Toutes les semaines plusieurs newsletters thématiques, incluant les éléments rajoutés, les synthèses réalisées, peuvent être envoyées aux destinataires de la veille. Pour cela la solution de capitalisation Joomla retenue s’appuie sur le module de NewsLetter : “Acajoom”

Le module de newsletter permet la gestion de plusieurs newsletters et de liste de destinataires.

Systeme de veille collaboratif mis en place par Loezre Developpement

Budget : le budget logiciel du projet est de l’ordre de 4 000 € sachant qu’aujourd’hui, les prix de la licence KB Crawl ont augmentés et surtout que la V3 n’est plus commercialisée. Mais la V4 comporte également un module d’export XML qui permet de répliquer le schéma proposé ci-dessus.

Vous trouverez ci-dessous le schéma récapitulatif que Ludovic Toussaint, chef de ce projet, m’a fait parvenir pour illustrer le dispositif.

Conclusions :

En travaillant sur la mise en place d’un dispositif opérationnel, concret et outillé, Lozère Développement a su se doter d’un socle solide pour initier une démarche de veille à moindre budget. L’objectif de ce projet est bel et bien de montrer aux entreprises de petite taille qu’il est possible de faire vraiment de la veille à moindre frais avec de bons outils.

Une des préoccupations qui était de limiter le budget investi n’a pas impacté la qualité de la solution logicielle bâtie.

En s’appuyant sur un CMS Open source pour la capitalisation et la diffusion, Lozère Expansion a su s’affranchir d’un coût important et garder la maitrise totale de ce projet, la version de KB Crawl 3 ayant été achetée définitivement.

Commentaires personnel :

Il est bon de voir des institutions qui ne s’en tiennent plus qu’aux discours mais se donnent également les moyens d’optimiser les démarches de veille en s’équipant de logiciels qui sont aujourd’hui le seul moyen de traiter au mieux une masse d’information devenue colossale.

Je profite de ce billet pour dire un mot sur le concours de création d’entreprises innovantes actuellement organisé par Lozère Développement. Une dotation financière de 10 000 € récompensera les meilleurs projets : http://beecreative.fr/

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6 Réponses à “DIY : Mise en place d’un outil de veille collaboratif”

  1. Magali 7 juin 2010 à 14 h 26 min #

    Bonjour,

    Dans le cadre de mon stage de fin d’études, je travaille sur des outils de veille collaborative et l’expérience de Lozère Développement m’interpelle particulièrement. J’aimerais avoir plus de précision sur le choix des outils utilisés :
    – Pourquoi Joomla et pas Drupal ou WordPress, par exemple ?
    – Pour la capitalisation : pourquoi ne pas avoir opté pour un outil collaboratif de gestion bibliographique ?
    – Exite-t-il un équivalent pour d’autres CMS du plug-in de capitalisation Joomla ?

    Merci pour la publication de cet article très pertinent,

    Magali

  2. Frédéric Martinet 8 juin 2010 à 7 h 10 min #

    Bonjour Magali,
    Je ne serai certainement pas aussi bien placé que Ludovic Toussaint pour répondre à vos questions… Je vais m’y essayer toutefois.
    – Pourquoi Joomla ?
    Ma foi, c’est un CMS. Polen disposait peut être de compétences sur ce CMS en particulier. Je pense effectivement qu’un Drupal ou qu’un WordPress (plutôt WordPress d’ailleurs, Drupal étant plus compliqué sans doute) aurait fait l’affaire.
    – Un outril collaboratif de gestion bibliographique ? Vous voulez dire Zotero par exemple? … Je ne vois pas l’avantage d’un tel outil par rapport à un CMS mais je ne connais pas bien ces outils il faut dire.
    – Oui, quasiment tous les CMS que je connais disposent de plugin permettant de capitaliser un flux RSS directement en base. Pour WordPress il semblerait que celui là ne soit pas mal par exmeple (mais je ne suis pas sur que la copie se fasse en base…) : http://feedwordpress.radgeek.com/
    Pour plus d’infos vous pouvez toujours prendre votre téléphone et tenter de joindre Polen.
    Bien cordialement,
    Frederic

    • Magali 8 juin 2010 à 8 h 22 min #

      Merci beaucoup pour cette réponse.
      Pour l’outil de type Zotero, il présente l’avantage d’éditer des bibliographies issues des résultats de veille, ce qui peut s’avérer particulièrement utile pour un public de scientifique…
      Mais la possibilité de capitaliser un flux RSS en base de données me semble également très intéressante…C’est à voir..

      Merci encore,

      Bien cordialement,

      Magali

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